在筆者的“高績效管理”系列之中，已經說了“管單”、“管人”，現在說說“管事”。管事該怎么管理的好呢？這個也是高績效管理中非常重要的一部分。
管理是一門學問，也是一門藝術。但是，只有在你對管理的學問掌握到一定火候的時候，它才會變成一門藝術。
筆者的“高績效管理”的系列拙作試圖在指出一個問題：其實，高績效的管理是有章可循的，并非靠個人悟性或其他無法掌控的東西在左右。在以前的文章出來以后，筆者接到了不少讀者的反饋，有不少身處管理職位的讀者還是從中改善了不少管理的績效，這是讓筆者感到振奮的，也是這些有意于去改善自己管理績效的讀者，讓筆者感到了一種更大的責任，和寫下去的動力。
管事，就是管理中對事情的管理。
這里的事情我們可以明確一下，主要是指：
1， 你吩咐過下屬去做的事情。
2， 下屬說過，讓你幫忙解決的事情。
3， 這個事情的解決影響到自己管理績效的問題。
比如：今天你吩咐過幾位下屬把下月的計劃提交上來；下屬要你幫忙去跟公司里其他部門協調一下某個流程；你想過制定一項改善團隊士氣的行動方案，但還一直沒啟動等等。
這樣的事情在管理工作中是非常多發生的，因為管理，就是一門與相關人員互動，并達成自己目標的事情。所以，“事”的管理，“事”的跟進，“事”的完成對管理的績效都是非常重要的。
管理中這樣的事情非常多，有大有小，怎么去達成自己對“事”的比較好的管理呢？一般有以下的幾點辦法和規則。
1， 事情數據化或字面化。就是說把事情科學地記錄下來，不管你是用電腦軟件還是自己的專門的管事的本子。對不同類型的事情有不同的記錄：
⑴雙方達成口頭協議或承諾的事情。就是以上的1類和2類的事情。這樣的事情如果發生在日常的工作中，一般都是記在自己的專門本子“備忘錄”上，或者記在自己電腦的專門用來做備忘的一個EXCEL程序里面。如果這樣的事情發生在會議中的，就登記在專門的“會議記錄”中。
還有重要的一點是，要對記錄的事情給定義，比如，“A”代表緊急和重要，“B”代表不緊急但重要，“C”代表不重要但緊急，“D”代表不重要不緊急，但是還是需要去執行的，所以“D”還是需要記錄的。
⑵不是雙方達成口頭協議或承諾的，只是自己單方面去做來改善團隊績效的事情。比如，某天你可能想制定個行動方案，來跟蹤下屬的跟單情況。這樣的事情由于不是你要求別人去完成，也不是別人要求你去完成的，只是你自己想做的事情。也要登記在自己的專門“備忘錄”或電腦的某個EXCEL文件中，同樣也要給其定義，定義辦法如上。
2， 明確當事人和責任人。俗話說“事在人為”，既然事情下來或定下來后，就要有專門人去跟進這事的執行和完成情況。記得是專人。有不少單位比如某項合同的蓋章流程沒有專人去跟蹤這事，往往合同到了哪個部門，蓋了哪些章沒人清楚，只有合同自己在幾個部門轉了一圈把章蓋完再自己回來。這就是沒有專人負責的弊端的一個表現。
所以，每件確定的和記錄下來的事情，一定要有一個專門的責任人來跟進。這個責任人是誰，也要與上面的事情記錄在一起。
3， 完成期限。很多事情往往說過就算，沒有人關心它完成與否，就是由于很多這樣的事情有始無終，在細節上導致了管理的低績效。只要事情確定了、責任人確定了，那么給它設定一個完成期限或截止日期也是一定要做的。
但是有些事情是沒有完成期限的，比如，你有規律地找業績最差那位下屬單獨溝通單子情況。或下屬們要在每周五早上把一周業績匯報給你。這樣的事情是有規律性的發生的，你可以用制度來確定下來。
4， 跟進結果。對于那些有專人跟進的事情，一般在截止日期時會出現兩種結果：完成或沒完成。完成的就過了，如果是結果為沒有完成的，要有備注說明。
在“備注”說明這里，很多單位往往是寫了一大篇，沒重點。所以也應該明確一下“備注”的寫法。“備注”這里一般是幾個重點：主觀還是客觀造成事情沒完成；可控還是不可控因素造成事情沒完成；挽回余地可行嗎；是否需要換人執行；換后的責任人建議是誰。對于是由主觀和可控因素造成事情沒完成的，責任人的處理在此筆者就不贅言了，在上一篇“管人”的文章中有介紹，讀者可自行找來看看。
一般來說，高績效的管理，其管理對象會是“單”“人”“事”，這些是管理的科學和學問，并不是遙不可及的藝術。只要管理者在日常管理中多留意，多想辦法來不斷改善自己對以上三個對象的管理辦法，高績效已經是一件不困難的事情。但是，這是高績效管理的入門管理技巧了，至于更高程度上的高績效管理，它要在這基礎上應用到更多的管理思維和方法。那些筆者準備在新書《叔公來信—績效管理與控制的秘密》中再詳細介紹了，這里就不贅言。
只有把基礎的東西做好了，我們才有可能在更高程度上去創造高績效的管理。（龍丁健）
來源：《牛津管理評論》
公安備案號：34080202000488