如果你有時(shí)會(huì)對(duì)自己在工作中所取得的成就感到沮喪，那么你并不孤單。研究表明，只有26% 的人在離開(kāi)辦公室時(shí)完成了他們?cè)O(shè)定的任務(wù)。感覺(jué)自己一直很忙，但沒(méi)有做任何重要的事情，這種感覺(jué)很常見(jiàn)。當(dāng)然，生活并不是要我們成為一個(gè)高效的機(jī)器人，每一秒的效率都是最優(yōu)化的。但是，我們大多數(shù)人的確都希望在追求關(guān)鍵目標(biāo)和解決重要問(wèn)題時(shí)，能感到有條有理和高效清晰。一個(gè)有效的方法是，先去了解我們常犯的心理錯(cuò)誤，這些錯(cuò)誤通常會(huì)使我們無(wú)法集中精力，完成有意義的工作。以下是五個(gè)常見(jiàn)的錯(cuò)誤:
1.你高估了自己每天的專注時(shí)間。長(zhǎng)期的創(chuàng)意性項(xiàng)目、戰(zhàn)略思考、培養(yǎng)技能和發(fā)展職場(chǎng)關(guān)系都需要集中大量的注意力。人們很容易樂(lè)觀地認(rèn)為自己有一整天或者有好幾個(gè)小時(shí)的時(shí)間來(lái)處理這類工作，然后按照這一假設(shè)來(lái)安排自己的優(yōu)先級(jí)。然而，對(duì)于我們中的許多人來(lái)說(shuō)，會(huì)議、電子郵件、Slack軟件、電話和“快速問(wèn)答”占據(jù)了我們辦公中相當(dāng)大的一部分時(shí)間。時(shí)間監(jiān)測(cè)軟件RescueTimes收集的數(shù)據(jù)顯示，人們每天不受打擾的時(shí)間只有少得可憐的1小時(shí)12分鐘。
如果你意識(shí)到自己專注于工作的時(shí)間的確有限，那么你就要更堅(jiān)決地安排自己的絕對(duì)優(yōu)先事項(xiàng)，并保證自己在特定時(shí)段不受干擾。當(dāng)你有60到90分鐘的空閑時(shí)間時(shí)，試著把注意力集中在更宏大的目標(biāo)上(盡管把注意力集中在時(shí)間緊迫的日常工作上可能很誘人)。同時(shí)記住，即使是那些復(fù)雜又重要的項(xiàng)目，通常也會(huì)有一些與之相關(guān)的瑣碎任務(wù)(例如在寫書(shū)的時(shí)候查找參考資料等)，而這些任務(wù)也不需要太多的注意力和創(chuàng)造力。為了在有限的時(shí)間內(nèi)完成更艱巨的工作，你可以給自己列個(gè)清單，把這些瑣碎的任務(wù)安排在會(huì)議的15分鐘間隙時(shí)間，或者可能會(huì)被干擾的更長(zhǎng)的空閑時(shí)間里。
2.你忽視了那些看起來(lái)太無(wú)聊或太簡(jiǎn)單、但卻已經(jīng)被證明可持續(xù)的方法。如果你閱讀了大量關(guān)于自我如何提高工作效率的材料，你可能已經(jīng)熟悉了認(rèn)知行為心理學(xué)的許多核心概念。舉個(gè)例子，如果你形成了“執(zhí)行意圖”，你就更有可能堅(jiān)持到底。這需要你好好計(jì)劃何時(shí)何地完成任務(wù)，以及如何克服即將遇到的困難。同樣的，你可能已經(jīng)讀過(guò)這樣一些文章，主要是關(guān)于你一天之中所做決定的數(shù)量將多大程度減少你的精神疲勞，并提高意志力。而且，你可能知道，當(dāng)你把任務(wù)變得更簡(jiǎn)單的時(shí)候，你更有可能著手去做，比如從確保你手頭有所需的材料開(kāi)始。然而，一旦我們聽(tīng)說(shuō)了這些原則，我們通常會(huì)把它們當(dāng)作“老生常談”來(lái)處理，即使我們還沒(méi)有完全執(zhí)行或者根本還沒(méi)有嘗試過(guò)這些方法。
對(duì)于每一個(gè)重要的項(xiàng)目，你都要定義好下一步的行動(dòng)，并準(zhǔn)備好所需要的一切。舉個(gè)例子，如果你想錄下自己排練重要演講的視頻，就要準(zhǔn)備好場(chǎng)地，做一分鐘的測(cè)試錄音，并確保你的錄音設(shè)備有足夠的存儲(chǔ)空間。如果你在開(kāi)始的時(shí)候就排除了這些實(shí)際障礙，它們就不會(huì)占用你的專注時(shí)間。
如果你喜歡把自己看成是一個(gè)特別的或獨(dú)一無(wú)二的人，你可能會(huì)發(fā)現(xiàn)簡(jiǎn)單的方法并不能很好地滿足你的需求，因?yàn)槟悴幌矚g把自己視為和他人一樣的個(gè)體。這是陷阱。也許你所采用的策略雖然無(wú)聊，但卻是簡(jiǎn)單可行的。你要更善于創(chuàng)造性地應(yīng)用簡(jiǎn)單的方法，而不是費(fèi)盡心思尋找復(fù)雜的方向。
3.你以一種孤注一擲的方式去思考變化。我們總覺(jué)得改變某個(gè)習(xí)慣能提高我們的工作效率，但在心理上卻抗拒這樣做。舉個(gè)例子，你可能認(rèn)為充足的睡覺(jué)有助于提高工作效率，但你是個(gè)夜貓子，不喜歡別人建議你早點(diǎn)上床睡覺(jué)。不要堅(jiān)持那些你抗拒去做的事情，而是去尋找那些看上去不是什么大事，卻是你愿意做出的改變。把家里的燈調(diào)成自動(dòng)變暗，在電子設(shè)備上使用藍(lán)光過(guò)濾器，或者花工作日的最后30分鐘來(lái)計(jì)劃第二天的工作(進(jìn)行過(guò)渡)，可能會(huì)幫助你毫不費(fèi)力地提前10-15分鐘入睡。然而，如果你認(rèn)為你必須在睡覺(jué)時(shí)間上做兩個(gè)小時(shí)的調(diào)整，或者你只是專注于你不想放棄睡前玩手機(jī)這件事，你就不會(huì)做出任何改變。收集那些不會(huì)讓你內(nèi)心抗拒的“微小勝利”。當(dāng)你成功做出了一些細(xì)微的改變時(shí)，你繼續(xù)改變的意愿可能會(huì)自然而然地倍增。
4.你忘了如何處理周期性但不頻繁的任務(wù)。如果你每天都要做同一項(xiàng)任務(wù)，你可能會(huì)有一個(gè)高效的方法來(lái)完成。如果你一年做一次或幾次，那你可能不會(huì)制定高效的策略。在《健康思維工具》一書(shū)中，我曾寫到，每次我需要清潔打印機(jī)硒鼓時(shí)，我都要花至少10分鐘在網(wǎng)上找清潔說(shuō)明。
現(xiàn)在，我把這些說(shuō)明保存在發(fā)送給我自己的一封電子郵件里，標(biāo)題是“如何清潔打印機(jī)硒鼓”。這樣我就不用一次又一次地經(jīng)歷找打印機(jī)型號(hào)、在谷歌上搜索等步驟。在你完成了以后需要重復(fù)進(jìn)行的任何步驟后，給自己寫下最高效的方法指引，并把它們保存在一個(gè)容易搜索的地方。
5.你低估了片段時(shí)間/精力流失的成本。跟不花時(shí)間相比，每天花一點(diǎn)時(shí)間在重要但不緊急的大計(jì)劃和（或）提高你的技能上，這通常足以顯著提高你的整體產(chǎn)出。同樣，微小時(shí)刻和精力流失產(chǎn)生的負(fù)面影響也比人們想象的更大。花十分鐘找鑰匙或者回復(fù)一封不需要立即回復(fù)的郵件，本身就無(wú)關(guān)緊要。然而，很多這樣的小事就會(huì)擾亂你的節(jié)奏，強(qiáng)化你的負(fù)面認(rèn)同，而且通常會(huì)消耗你的精力。當(dāng)你系統(tǒng)性(例如，減少不必要的決策，簡(jiǎn)化任務(wù)流程和本身，批量處理，自動(dòng)化處理，外包，或使用清單)處理片段時(shí)間/精力流失時(shí)，你會(huì)體驗(yàn)到思維清晰的好處，這樣做遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)節(jié)約的時(shí)間。
雖然文中的技巧不能解決你所有的效率問(wèn)題，但它們可以幫助你更好地完成最重要的事情。
公安備案號(hào)：34080202000488