復工之后，人力資源部避免手忙腳亂的三大錦囊

“危”也是“機”，人力資源管理者不要在業(yè)務(wù)受困的時候，一開始就裁員，我們可以嘗試著跟業(yè)務(wù)部門老大以及公司的經(jīng)營管理層們一起去探討創(chuàng)新的業(yè)務(wù)模式，以及在創(chuàng)新模式下，如何對現(xiàn)有的人才進行一輪調(diào)整。



分 享 | 湯小潔 數(shù)字中歐特約講師，京東眾創(chuàng)學院特約教師與專家顧問

整 理 | 周 琪



今天我和大家分享的主題是：復工之后，人力資源部避免手忙腳亂的三大錦囊。



正式進入主題之前，我想提醒人力資源管理者們一些疫情下人員管理工作的特殊事項，你可以一項項核對，看看是否已經(jīng)做到了。







01

挑戰(zhàn)一：防疫行動標準化


防疫行動標準化，有三點你是要注意的，首先，意識標準的清晰；第二，防疫流程規(guī)范；最后，防疫手段要有愛。防疫行動標準化完成后，既可以作為特殊事件或重大事件的規(guī)范性管理模板，也可以作為提交給政府部門的復工規(guī)范文件。



意識標準清晰



隨著疫情持續(xù)時間不斷拉長，尤其當沒有發(fā)生在自己身上的時候，人們的防范意識會不斷下降。怎么辦呢？要用打造企業(yè)文化的模式去進行疫情意識的建造。

首先，文化上墻，讓宣傳口號出現(xiàn)在工作環(huán)境中，讓大家看到它們的重要性。

其次，培訓一定要到位。形式可以是直播，也可以是建群。每天10分鐘，甚至是60秒的標準化講解都可以，不厭其煩地提醒大家，意識就會建立起來。

比如，測體溫這個行為，你可以安排一個員工全副武裝去做，讓你的員工從進入環(huán)境的那個瞬間開始，就意識到企業(yè)對防疫的重視，從而提高員工對疫情的認知度。



文化上墻，語音炮轟，都是建立意識的手段和方法，只有防疫行為在公司層面得到足夠的重視，員工才會重視起來。



上周開始，很多企業(yè)復工了，當公司人數(shù)超過100人的時候，我會建議大家分批復工，也就是安全地試錯，先在關(guān)鍵部門中一些風險最低的部門，也就是發(fā)生疫情可能性比較小的部門進行復工，再慢慢擴大復工的范圍。



除了防范意識一定要不斷地去強調(diào)之外，企業(yè)還需要有自己的物資保障，消毒水、口罩等，這是考驗人力資源管理者以及行政部門的管理能力，以及你的人品的最有效的時候。



防疫流程規(guī)范



有了意識的標準化之后，下一步是防疫流程的規(guī)范化。



從企業(yè)的角度，我們要求員工要做到以下幾件事情，首先是戴口罩；其次是互相之間保持距離，這也是為什么我建議大家分階段復工，它便于我們發(fā)現(xiàn)和梳理行政和管控流程可能出現(xiàn)的問題和漏洞，從而避免大規(guī)模復工導致的較大影響。包括錯峰上班、錯峰吃飯，都是我們后續(xù)在疫情期間要去做的事情，圍繞這幾個問題你應(yīng)該制作相應(yīng)的表格，形成一套文件，將流程規(guī)范下來。



這些制度形成以后，你需要去對員工做培訓。培訓有幾種方法，第一種方法是把PPT錄制成一個視頻，上傳網(wǎng)盤，讓全體員工去聽，如果你覺得要留痕，可以出幾道題讓員工去做，做完了以后提交，不夠80分的讓他們重新學習一下，這都屬于企業(yè)人力資源現(xiàn)階段可以去做的培訓。



防疫手段有愛



防疫有那么多的規(guī)范，都是一些冷冰冰的制度，但是在這個過程中，我們還是需要體現(xiàn)出對員工的關(guān)愛，特別是這一次所做的疫情防控手段，更多要站在員工的角度去思考。



不僅要有態(tài)度，也要有溫度，畢竟員工們頂著壓力上班，我們盡可能讓防疫的行為變得有人情味，比如開通一些員工通道，員工有任何問題，可以及時反饋，或者是他們遇到什么樣的困難，可以及時跟誰去聯(lián)系。這些通道存在的話，員工起碼是有所依賴的，孤獨是人們最容易出現(xiàn)情緒變化的一個核心點，所以要做一些走心的復工安排，在這個過程當中，我們自己要做到有愛一些。


02

挑戰(zhàn)二：組織轉(zhuǎn)型找出路



組織經(jīng)營模式轉(zhuǎn)型找出路，這其實并不是疫情導致的，不難發(fā)現(xiàn)，我們整個社會在進行一個轉(zhuǎn)型，從一元時代變成了二元時代。



二元時代里面，我們需要去從過去只關(guān)注一個點變成關(guān)注兩個點，比如以前我們作為一家企業(yè)，很多時候只關(guān)注我們的產(chǎn)品，現(xiàn)在我們需要在關(guān)注產(chǎn)品的同時，關(guān)注我們的客戶，這就叫二元時代。



創(chuàng)新業(yè)務(wù)要試水



企業(yè)的經(jīng)營業(yè)務(wù)分為主營業(yè)務(wù)和創(chuàng)新業(yè)務(wù)，即使在疫情的情況下，我們還是必須聚焦主營業(yè)務(wù)。



主營業(yè)務(wù)保證組織的正常運作，但由于受疫情的影響，我們要重新規(guī)劃調(diào)整主營業(yè)務(wù)的戰(zhàn)略目標。調(diào)整的過程當中，一定會產(chǎn)生一系列的連鎖反應(yīng)，其中包括運營模式要發(fā)生改變，組織的流程管理隨之發(fā)生改變，人才的組織結(jié)構(gòu)也會發(fā)生改變。組織結(jié)構(gòu)一旦發(fā)生改變，你就會發(fā)現(xiàn)我們有一些部門可能現(xiàn)在就未必很好用了。



舉一個最簡單的例子，我前段時間見了一個教育機構(gòu)，他們有很多門店，有一堆線下的銷售員，在現(xiàn)在疫情的情況下就很痛苦了。其實它的主營業(yè)務(wù)沒有改變，但主營業(yè)務(wù)的運營模式發(fā)生了改變，于是，員工的行為模式以及能力儲備就要發(fā)生改變，從線下地推轉(zhuǎn)為了線上營銷，這是未來人力資源要去思考的一個問題。



主營業(yè)務(wù)依然要持續(xù)關(guān)注，它能保證企業(yè)活下來，也是持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵核心點。同時也要去做創(chuàng)新業(yè)務(wù)，為組織尋找新的突破口。基于組織業(yè)務(wù)的變化，人力資源在進行人員調(diào)整的過程當中，應(yīng)該怎么去思考？



大家知道疫情之下，首先培訓行業(yè)尤其是線下培訓是一個重災(zāi)區(qū)，但是在這個過程中，我發(fā)現(xiàn)很多企業(yè)主動求變，源源不斷地提供線上培訓。這些線上培訓，很多時候并不是培訓企業(yè)自己主動去做的，而是疫情困住了學員之后，學員在這段時間里已經(jīng)慢慢打磨出了線上學習的行為習慣。



所以其實“危”也是“機”，人力資源管理者不要在業(yè)務(wù)受困的時候，一開始就裁員，我們可以嘗試著跟業(yè)務(wù)部門老大以及公司的經(jīng)營管理層們一起去探討創(chuàng)新的業(yè)務(wù)模式，以及在創(chuàng)新模式下，如何對現(xiàn)有的人才進行一輪調(diào)整。


在家辦公/線上辦公管理模式要調(diào)整



我分享給大家一個模式，這個模式已經(jīng)在很多企業(yè)里面實施了，效果非常好。









我們可以采用1+3+1的模式。“1”是周一要有不小于一小時的線上視頻會議，在會上要重申防疫規(guī)范，布置這一周的關(guān)鍵任務(wù)以及關(guān)鍵行為，“3”是周二到周四，每個員工每天不少于10分鐘的站立分享，既可以分享他們做的事，也可以分享自己的一些發(fā)現(xiàn)。



用60秒語音發(fā)日報至少有三個好處，首先，你每天可以在刷牙的時候，如同君臨天下一樣，聽一下他們的語音就OK了；第二，如果這件事不是他們自己做的，60秒語音編不出來；還有第3個好處，讓你的員工養(yǎng)成一個習慣，起碼說話能說得溜一些，在疫情期間Get一種新的技能。



最后一個“1”是周五要有不小于一小時的線上視頻會議，讓員工養(yǎng)成一個習慣，打造出在家辦公也能夠有一定的產(chǎn)出的環(huán)境。



有人問，畢竟不是面對面，無法去做太多直接的指引，具體可以做哪些事情？你可以用3+3的模式，即三大關(guān)鍵任務(wù)+三大管理重點。









任務(wù)一，特別是在中小微企業(yè)，我們需要做到戰(zhàn)略的同頻同率，很多企業(yè)管理者經(jīng)常犯一個錯誤，自己對戰(zhàn)略非常了解，員工卻完全不知道，所以你可以借此機會嘗試做一件事情，和員工一同重新規(guī)劃2020年的戰(zhàn)略，基于新的戰(zhàn)略進行新的調(diào)整。



任務(wù)二，讓員工在這一周里面去分享一個最佳實踐，或者是講講他們的故事。



任務(wù)三，讓員工提出一個創(chuàng)新的想法，或是對公司提出一個管理建議。


以上都是一個企業(yè)共創(chuàng)的過程，也是我們能夠倒逼員工去做的一些事情。



以上是三大任務(wù)。員工的管理中有一個核心點，就是要讓員工準備好上班的狀態(tài)。具體有三大管理重點：



首先是時間的管理，一定要非常明確，幾點到幾點是上班的時間，要清楚地告訴員工，在這個時間點里面，我會隨時找到你，作為管理者，你可以做surprise chat（突擊聊天），也就是隨機去找某一些員工，告訴他們，如果我發(fā)微信給你，5分鐘或10分鐘之內(nèi)收不到你們的回信，除非有正常的理由，否則會需要你發(fā)5塊錢的小紅包。



第二，狀態(tài)的管理。希望大家在線上辦公或者在家辦公的時候，不要一件睡衣。我看到有的企業(yè)已經(jīng)做到，規(guī)定員工穿商務(wù)休閑裝，化一個淡妝，發(fā)一張狀態(tài)良好的自拍。



對于人力資源管理，還有一點也是非常有用的，產(chǎn)出標準化的管理。這段時間可能做不到太多KPI，也就是結(jié)果性考核，建議用OKR，也就是基于每天工作內(nèi)容的過程性的考核，比如要求員工交日報，做一個最佳實踐的分享，這些做到了沒有，未來都會成為我們發(fā)績效工資時參考的數(shù)據(jù)以及事實。


03

挑戰(zhàn)三：共度時艱走民主


最后一點是共度時艱。走民主程序的時候，我們一定要學會讓員工知道企業(yè)現(xiàn)在處于一個困難階段，在道德層面相信員工是善意的，不要默認員工一定會跟我們斤斤計較。



比如有一些企業(yè)現(xiàn)在已經(jīng)開始做的一件事情，他們在復工的過程中，跟在家辦公的員工談清楚，在家辦公的一天，我算你半天，然后剩下半天是調(diào)休，只要跟員工談妥，形成一個公司的文件，就是OK的。



另外一點是特別提給小微企業(yè)的建議，未必對大型的企業(yè)或者是一些比較成熟的企業(yè)有效。當我們發(fā)現(xiàn)了一些優(yōu)秀的員工，這些是我們的優(yōu)秀合作者，在這個階段，我們可以做的一件事情，就是把他們的收益滯后，直到企業(yè)恢復到一切正常，并且有效益的時候，再讓他們?nèi)ハ硎堋?/span>



具體操作有兩種方法，一種方法是對于優(yōu)秀的員工，加大浮動薪酬的比例，浮動薪酬的比例發(fā)放周期滯后，用專業(yè)術(shù)語說叫“遞延發(fā)放”。另一種方法，對于這些優(yōu)秀的員工，你可以把他們變成我們的股東，也就是從雇傭關(guān)系變成合伙人。



實在經(jīng)營困難，萬不得已，就做公司的清算。總之，在疫情期間，提醒各位人力資源的管理者，要適當讓步，不必斤斤計較。



還是那句話，理性分析、感性決策，我們一定要清楚地知道法律的底線在哪里，也要清楚地知道企業(yè)現(xiàn)狀是什么樣子，還要知道必須把握的一些原則，比如現(xiàn)階段盡可能不要加大企業(yè)在現(xiàn)金上面的支出，可以用很多方式去進行員工的一些調(diào)整等等。有了這些理性的分析之后，再去做員工的關(guān)懷。









學會“丟車保帥”


我們首先思考的是要活下去，員工一個都沒有被裁的情況下，其實企業(yè)就是在承擔社會責任。讓企業(yè)活下來，現(xiàn)金流是至關(guān)重要的。



第二，我們要在這個過程中看到公司里哪些人員才是關(guān)鍵人才，把核心團隊保證起來，因為他們是我們最重要的資產(chǎn)，他們會產(chǎn)生很多新的機遇以及新的一些業(yè)務(wù)模式。



最后還有一點，我們?nèi)肆Y源的管理者，在這段時間里面，要盡可能通過各種渠道找出企業(yè)可以享受到的國家和各級政府給予的一些優(yōu)惠和扶持的政策。雖然可能效果微乎其微，但也是一個非常重要的保障。



困難時期的“錢”激勵


首先，未來的錢可以提早，不是讓你去提前發(fā)放，而是提前承諾，注意，在人力資源管理里面，有一個錢的用法叫做激勵薪酬，還有一個叫績效薪酬。



績效薪酬是獎勵過去的，而激勵薪酬是激勵員工未來的。我發(fā)現(xiàn)很多組織管理者在做人員薪酬增加的時候，比如一筆獎金5萬塊錢，單方面給了員工，居然不要求他們?nèi)コ袚熑巍Ｖ皇亲寙T工“得”，沒有讓員工去“舍”。我們在做薪酬設(shè)計的時候，一定要問問自己，給予薪酬的時候，要從員工身上獲得什么？當我們給予員工額外的薪酬待遇的時候，我們需要跟他談一點條件。



第二，當組織給予員工新的錢，或者是企業(yè)要做薪酬調(diào)整的時候，需要有一筆增量的錢，這筆錢就看我們從哪一塊經(jīng)營業(yè)務(wù)上能找到。



最后，常規(guī)的錢要發(fā)好。建議人力資源的管理者們趁此機會重新評估薪酬條件是否合理，它決定了疫情時期我們能否經(jīng)受住考驗，把錢用好。