2020年除夕夜開始，全國籠罩在疫情的陰影下，很多企業(yè)開工在即，為避免辦公室人群聚集、交叉感染，各行各業(yè)的職場人士都跑步了進入遠程辦公模式。但跑步的步調差異很大，很多科技公司對于遠程辦公輕車熟路、如魚得水；而有些傳統(tǒng)企業(yè)則是被迫上線，慌亂開展，那么遠程辦公到底是短期不得已而為之，還是未來企業(yè)辦公模式的一種有效補充呢？
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遠程辦公之一——最佳實踐
遠程辦公對于跨國企業(yè)以及互聯(lián)網(wǎng)型企業(yè)并不新鮮，包括IBM、Google、Facebook、Yahoo、華為等企業(yè)，跨國企業(yè)利用遠程辦公系統(tǒng)實現(xiàn)跨區(qū)域團隊協(xié)調，能夠迅速反應，降低辦公成本。
華為內部溝通使用自己內部開發(fā)的welink，具備會議、消息、郵件、待辦審批、知識共享各種功能，welink作為全球華為員工智能高效的協(xié)作工具和平臺，有效的提升了華為全球辦公體驗和效率。
字節(jié)跳動利用遠程辦公系統(tǒng)實現(xiàn)各個項目小團隊目標分解和協(xié)作，敏捷并行作業(yè)，愉悅的提高工作效率。今日頭條、抖音等5萬員工在飛書上開展遠程協(xié)作，并且對應開發(fā)了很好用的OKR管理工具。
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遠程辦公之二——工具選擇
遠程辦公系統(tǒng)主要包括視頻會議類、直播類、文檔寫作類，綜合團隊協(xié)作類等四大類。
視頻會議類包括國外的slack、webex、Zoom以及國內的小魚易連、騰訊會議等，從使用推薦上，騰訊會議操作簡單，便于傳播，穩(wěn)定性一般；Zoom前期注冊較為繁瑣，但是系統(tǒng)穩(wěn)定，還有美顏、美化背景等功能。
直播類包括小鵝通、千聊等，疫情下各種培訓興起，小鵝通軟件一騎絕塵，市場占有率很高，支持回播功能，畫面清晰流暢。
文檔協(xié)作類包括石墨文檔、WPS以及Notion等，石墨文檔在多人協(xié)作上一如既往的便捷、穩(wěn)定。
綜合團隊協(xié)作類包括釘釘、企業(yè)微信、飛書、welink等等。不同類型工具的側重點不同，各有優(yōu)缺點，企業(yè)需要根據(jù)自身企業(yè)的特點選擇適合自己的遠程辦公軟件。
釘釘?shù)漠a(chǎn)品邏輯是從辦公事務出發(fā)延伸到用戶溝通，綜合辦公模塊相對比較完善，適用于對綜合辦公需求較高的企業(yè)，目前由于推向學校教學，與用戶連接加快；
企業(yè)微信的產(chǎn)品邏輯是以用戶為中心，易于鏈接個人微信，綜合辦公模塊也整合了更多的市場化應用，適合建立外部客戶微信生態(tài)的企業(yè)；
飛書更加偏向與小團隊、輕度的辦公需求，界面更加的流暢、簡潔，更適合互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)或者內部具備公開、透明氛圍的企業(yè)；
Welink主要在華為內部使用，數(shù)字化辦公功能強大，并且還有知識分享模塊，低調嚴謹全面就是它了，由于華為僅在疫情期間免費開放，不知道后續(xù)是否加大推廣力度。
從個人喜好方面，輕辦公我更加喜歡飛書，簡潔流暢高效，妥妥字節(jié)粉，但是華為welink顯然功能更多。
目前釘釘和企業(yè)微信在市場規(guī)模上占據(jù)前兩把交椅，疫情之下，華為welink和字節(jié)跳動的飛書也啟動免費對外開放模式，入局雖晚，但可預見未來遠程辦公的企業(yè)服務廠商將呈雨后春筍般增長，遠程辦公的春天似乎已經(jīng)開啟。
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遠程辦公之三——面臨困境
困境一
不是所有企業(yè)都適合遠程辦公
根據(jù)Global Workplace Analytics的調查數(shù)據(jù)顯示，全球在計算機科學、藝術設計和媒體、商業(yè)服務、金融等行業(yè)遠程辦公的趨勢一直在上升。國內目前互聯(lián)網(wǎng)行業(yè)、軟件服務業(yè)、在線教育、在線零售、咨詢服務業(yè)等都具備遠程服務的基礎。
總體來說，工作目標性強、以1對1協(xié)作為主，電腦作為工作設備，且不需要面對面、多維度內部溝通的崗位比較適合遠程辦公，比如程序員、設計師、新媒體運營、咨詢師、銷售等崗位。而需要工作任務不清晰、工作崗位需要內外部協(xié)作較多的崗位遠程辦公的效率會降低。
困境二
遠程辦公效率不高
遠程辦公最大的問題就是團隊之間不見面，時間不同步，工作環(huán)境也不同，比如起床時間不一樣、吃飯時間不一致、工作環(huán)境是否有獨立空間、是否會經(jīng)常受到周邊環(huán)境的打擾，都會導致管理和溝通的效率較低。
如何提升遠程辦公效率也是困擾很多企業(yè)的難題，遠程辦公工具是流程化、標準化的，工具本身不會影響效率，但是使用工具的方式、方法和管理技巧才是提高效率的關鍵。
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建立遠程辦公制度
國內很少有企業(yè)建立遠程辦公制度，大部分還是依靠員工自覺或者領導督促，建立明確的機制、時間控制和任務目標至關重要。
1、建立遠程辦公的溝通機制，每天安排簡短的早會、晚會，以小團隊的方式十分鐘安排好當天的工作安排和工作總結，就像上下班一樣的儀式感。
2、建立明確的工作時間控制，給大家明確區(qū)分辦公時間，比如上午9：30-11：30，下午1：30-5：30這段時間能夠保障隨時在線，及時回復問題，避免溝通時間錯位的問題，給與及時回復人員的定期表彰。
3、明確當日工作任務，日事日畢，日清日高，將工作任務分解到每天，甚至細化到具體小時，列清楚當日的工作目標，有利于員工提升工作的緊迫感。
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賦予文化氛圍和情感
很多企業(yè)家反映員工遠程辦公的積極性不高，在家很難進入工作狀態(tài)，想讓員工自發(fā)性、有積極性的開展遠程辦公，這就需要企業(yè)做很多人文的事情，將企業(yè)文化、團隊文化、管理特點融入到工具當中。
有些公司在每天遠程打卡就會采取花式打卡的方式，比如周一、周二是嚴肅正式的打卡，周三周四是太極拳/瑜伽/打卡，周五周六看心情打卡等等，激活員工的參與度和新鮮感。
有些公司將日常辦公的大家的一些休閑習慣融入到遠程辦公，比如每天午休時間，大家可以隨意的進入到八卦、吐槽環(huán)節(jié)，讓遠程辦公不在孤單，建立團隊辦公的氛圍。
困境三
遠程辦公的信息安全管理相對薄弱
疫情下的遠程辦公，很多時候企業(yè)都忽略了信息安全的問題，以往遠程辦公主要是采用連接內網(wǎng)的形式來進行溝通協(xié)作，信息安全相對能夠得到保障。
相比之下，企業(yè)微信、釘釘?shù)韧ㄓ霉ぞ咝偷霓k公軟件在安全方面還有很大的提升空間，比如同業(yè)之間都很少用對方的通用辦公軟件，也是主要考慮信息安全的問題，因此現(xiàn)在大部分遠程辦公工具的應用程度只能止步在溝通和基礎協(xié)作等比較淺的層面。
如果想要擴大遠程辦公的使用范圍，還需要各個廠商在系統(tǒng)的安全管理、權限層級等方面進一步改善，才能夠讓使用者顧慮很少，應用的層面更深。
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遠程辦公——未來展望
受到疫情影響，太多行業(yè)都受到了很大的沖擊，但也有部分行業(yè)面臨機遇，很多業(yè)內人士認為遠程辦公迎來了“歷史性的風口”，但也有很多人認為疫情過后，遠程辦公將會是“曇花一現(xiàn)”。
從國外遠程辦公的發(fā)展趨勢來看，美國超八成企業(yè)引入遠程辦公制度，有3000萬人在家中辦公；印度、墨西哥等國家有30%員工可實現(xiàn)遠程辦公；而中國保守估計只有500萬人，遠程辦公普及率很低。結合國內互聯(lián)網(wǎng)行業(yè)的發(fā)展，我們認為遠程辦公行業(yè)具備長期增長的動力。
隨著中國全球化進程加快，產(chǎn)業(yè)鏈跨地區(qū)分工、協(xié)作的需求日益提升，遠程辦公軟件模式不斷創(chuàng)新、功能更加完備，相信未來遠程辦公將成為很多企業(yè)調整組織結構、靈活用工的重要手段。
遠程辦公元年已經(jīng)開啟，未來開展遠程辦公，你和你的企業(yè)準備好了么？
公安備案號：34080202000488