如何在下達(dá)指示中與員工溝通

指示和命令是主管對部下特定行動的要求或禁止。指示的目的是要讓部下照你的意圖完成特定的行為或工作;它也是一種溝通,只是指示和命令帶有組織階層上的職權(quán)關(guān)系;它隱含著強(qiáng)制性，會讓部下有被壓抑的感覺。若主管經(jīng)常都用直接命令的方式要求員工做好這個，完成那個，也許部門看起來非常有效率，但是工作品質(zhì)一定無法提升。為什么呢?因為直接指示和命令剝奪了下屬自我支配的原則，壓抑了下屬的創(chuàng)造性思考和積極負(fù)責(zé)的心理，同時也讓下屬失去了參與決策的機(jī)會。

　　因此，在下達(dá)指示和命令的過程中，我們要打開溝通的渠道和大門，用正確的溝通方式使下屬心情愉快地接受任務(wù)，并全力以赴的完成目標(biāo)。

　　(1)正確傳達(dá)命令意圖——5W2H法

　　你下達(dá)命令時，要正確地傳達(dá)命令，不要經(jīng)常變更命令;不要下一些自己都不知道原由的命令;不要下一些過于抽象的命令，讓部下無法掌握命令的目標(biāo)。你只要注意“5W2H”的重點，就能正確地傳達(dá)你的意圖。

　　例如：“張小姐，請你將這份文件復(fù)印1份，于下午4點前送到總經(jīng)理室交給總經(jīng)理;請留意復(fù)印的質(zhì)量，總經(jīng)理要帶給董事長看。”由此分析：

　　Who(執(zhí)行者)——張小姐

　　What(做什么)——文件

　　How(怎么做)——注意復(fù)印質(zhì)量

　　When(時間)——下午4點前

　　Where(地點)——總經(jīng)理室

　　How many(工作量)——1份

　　Why(為什么)——要給董事長看

　　(2)態(tài)度和善，用詞禮貌

　　就像在前面談到的問題一樣，在我們身邊，作為一名主管，你在與下屬溝通的時候可能會忘記使用一些禮貌用語，如“小張，進(jìn)來一下”，“小李，把文件送去復(fù)印一下”。這樣的用語會讓下屬有一種被呼來喚去的感覺，缺少對他們起碼的尊重。因此，為了改善和下屬的關(guān)系，使他們感覺自己更受尊重，你不妨使用一些禮貌的用語，例如:“小張，請你進(jìn)來一下”、“小李，麻煩你把文件送去復(fù)印一下。”要記住，一位受人尊敬的主管，首先應(yīng)該是一位懂得尊重別人的主管。

　　(3)讓下屬明白工作的重要性

　　下達(dá)命令之后，不要忘記告訴下屬這件工作的重要性，如：“小劉，這次市場調(diào)研很重要，它直接關(guān)系到我們公司產(chǎn)品投放的戰(zhàn)略和戰(zhàn)術(shù)，關(guān)系到新產(chǎn)品上市的成敗。希望你能交上一份漂亮的答卷!祝你成功!”通過告訴部下這份工作的重要性，以激發(fā)部下的成就感。讓他覺得“我的領(lǐng)導(dǎo)很信任我，把這樣重要的工作交給了我，我一定要努力才不負(fù)他的期望。”

　　(4)共同探討狀況、提出對策

　　即使命令已經(jīng)下達(dá)，下屬也已經(jīng)明白了他的工作重點所在，我們也已經(jīng)相應(yīng)的進(jìn)行了授權(quán)，但也切不可就此不再過問事情的進(jìn)展，尤其當(dāng)下屬遇到問題和困難，希望我們協(xié)助解決時，更不可以說“不是已經(jīng)交給你去辦了嗎?”我們應(yīng)該意識到，他之所以是你的下屬，就是因為他的閱歷、經(jīng)驗可能還不如你，那么這時候我們應(yīng)該和下屬一起共同分析問題，探討狀況，盡快提出一個解決方案。例如：“我們都了解了目前的狀況是這樣的，我們來討論一下該怎么做?”

　　(5)讓部下提出疑問

　　可詢問部下有什么問題及意見，如：“小王，關(guān)于這個投標(biāo)方案，你還有什么意見和建議嗎?”你可采納部下好的意見，并稱贊他。例如：“關(guān)于這點，你的意見很好，就照你的意見去做。”