我國傳統文化里關于用人一直有個“用人不疑、疑人不用”的說法。現在我們大家都知道，這種說法是不太符合現代企業管理精神的。現代企業管理是一邊懷疑你，一邊還要用你，并且通過各種內部控制制度來約束你，讓你即使有壞心眼，也很難做成什么壞事。
在企業的各種內部控制的設計里，最常見的一條原則就是“職責分割”原則。簡單來說，就是將完成一件事情要涉及的方方面面的工作分開安排給至少兩個人，好比打開一個保險柜需要兩把鑰匙，而這兩把鑰匙由兩個人分管。這樣，即使單獨一個人有了什么壞心眼，也沒有辦法自己獨立“作案”。
有人可能會說，一旦這兩個人串通，這個“職責分割”的安排就沒有用了。是的，確實如此。所以，企業里對于一些非常重要的事情，就要分開安排給三個人、四個人，甚至更多。當然，做任何一件事情，需要牽涉的人越多，做事效率也往往越低。所以，企業在內部控制的設計上總要考慮“用效率來換安全”。
舉幾個非常簡單的財務部的例子來說明一下這個“職責分割“的道理。例如，天天跑銀行的出納員也負責從銀行拿每月的銀行對帳單。據我個人觀察，中國大概90%以上的企業都是這樣安排出納員的工作的。很可惜的是，這是一個典型的沒有貫徹好“職責分割”原則的工作安排。出納員的工作是掌管企業的現金和銀行存款。在管理好的企業里，到了每月月底，會安排另外一名財務人員和出納員一起，盤點一下庫存現金。為什么不能讓出納員自己盤點現金并報告一個盤點結果呢？因為對出納員要有必要合理的“懷疑”－擔心出納員中飽私囊。
既然對于庫存現金都要有這樣的“懷疑”和監督機制，對于金額更大的銀行存款，企業為什么反而能放心讓出納員自己去拿月底的對帳單呢？由此可見讓出納員自己去拿銀行對帳單的不合理性。要知道，偽造一份銀行對帳單也不是什么太難的事情。反過來說，只是在月末讓另外一名財務人員跑一趟銀行拿一下銀行對帳單，也應該不是什么太難的事情。
再舉一個例子。目前很多企業對外付款是通過支票。支票上可能要有兩三個簽字或公章才能生效。財務經理為了省事，經常把所有的簽章拿在自己手里。這就又是一個沒有貫徹好“職責分割”原則的例子。盡管為了得到付款的批準，可能要填寫一個請款單，然后部門負責人、財務負責人、企業總經理等等層層審批，但到了最后一個環節，竟然出現了這樣的一個漏洞：財務經理自己就可以把一張空白支票“加工”成一張有效的對外付款的支票。那么，誰來保證財務經理一定而且只能是按照層層審批過的請款單來開支票的呢？我曾經拿類似的問題問一家企業的財務負責人，在那家企業里，全部的簽章放在一位出納員手里。
那位財務負責人的回答是，這個人已經做了多年的出納工作，他對這位出納員還是有必要的信任的。
我也沒有給他講上面這些關于內部控制和職責分割的大道理。我只是告訴他，不怕一萬，就怕萬一。萬一哪一天，這名出納員一時鬼迷心竅，真得從公司帳戶里轉走了幾十萬元或者上百萬元，他作為財務負責人，也會“吃不了兜著走”的。企業的總經理會認為他的管理水平太低。整個中國的財務管理理論界和實務界都會把他這個例子作為反面教材天長日久地不斷宣講的。
我相信，任何企業的財務負責人都是希望防范風險的。如果花一點點兒力氣就能夠降低風險，沒有人不愿意做。而“職責分割”原則恰恰是這樣一種低成本高效率的內控原則。
對于前面講的例子，還要補充說兩句。有的企業在拿回來銀行對帳單后，準備銀行調節表的工作是由出納自己做的，這似乎不是什么太好的監控方式，至少，銀行調節表應該由別人來檢查一下做得對不對。有的企業年底的存貨盤點和固定資產盤點，也是由庫管員自己來執行，而沒有安排別人一起來盤點，這同樣不是什么好的監控方式。“職責分割”原則其實是無處不在的。
來源：《牛津管理評論》
公安備案號：34080202000488