在編輯一個Word 文件或者Excel 表格的時候，員工會在不知不覺中留下一些隱藏的電子數據。這些數據可能包括經理對業績評估增刪的文字、員工用電子表格計算的公式、個人訪問某個文件的信息記錄等。這些記錄現在變得非常重要。從法律上講， 法院日益要求公司保留并記錄這些隱藏的數據。
對于人力資源部門來說， 這項保留并跟蹤隱藏數據的工作需要IT 部門、法律部門和業務部門一起協同工作， 來制定有效的數據保留政策。現在，對于制定這些政策的需要變得比已往更加迫切了。與十多年前相比， 在商業活動中開始使用越來越多的電子設備， 如： 電腦、網絡、手機、數碼相機、個人數字助理、閃存等。而且， 律師們比以前更善于使用恢復的電子數據作為證據， 專家也更善于恢復和挖掘被刪除的電子數據。
在這種趨勢下， 人力資源部門應該減少因為對電子文件管理不當而帶來的危險， 包括郵件、博客、Word 文件、Excel 表格、圖形演示文件、聲音郵件及其他文件。這樣， 人力資源部可以幫助公司減少訴訟、代價昂貴的協商以及公共危機等帶來的風險。
需要制定數據保留制度
在美國，3 年前， 共有2000 多項聯邦和地方的法律對電子文檔保存有要求。今天， 這個數字已經超過了14000.雇主所需要遵循的法律和規定非常繁多。
除此之外， 源源不斷的新增法律都有對電子數據的要求。由于聯邦民法修正法案中提及電子數據的恢復， 公司應該認真地審視和檢查一下它們對于電子數據保留都做了哪些工作。
大多數公司缺乏制度
盡管修改法案強調對于電子文檔的保留政策，但是， 很多公司現在仍然沒有這樣的制度。在2005年的一項調查中，87% 的被調查者表明所在的組織有正式的文件保留制度，但是， 只有65% 的人稱這個制度涵蓋了電子數據記錄。
當談及電子文檔保留制度的時候， 對于大多數雇主而言， 電子郵件是一個最大的問題。現在，大多數公司都制定了如何使用電子郵件的規定，但是很少有公司有如何保留這些郵件的規定。面對管理潛在的電子數據的挑戰， 并不是所有的公司都準備好了。
硬盤的危險
硬盤是一個普遍存在的問題。當一名員工離職后， 公司的IT 人員通常會把硬盤上的數據刪掉，重新格式化后交給新的員工。在這個過程中， 硬盤上隱藏的數據也就被破壞掉了。
為了處理這個問題， 專家建議公司為離職員工的硬盤建立一個鏡像。這樣， 在處理員工在可疑的情況下離開、有潛在訴訟危險、有訪問秘密信息權限或者知識產權問題等各種情況時， 公司就都會有依據了。
總的來說， 目前公司對硬盤數據的重視要遠遠低于紙質數據。公司往往會將特定時期的紙質數據打包存檔。對于硬盤數據， 公司同樣也可以采用這種方式，對特定時期的數據打包， 然后好好保存。
隱藏數據的危害
嵌在每份電子文件中的隱藏文件被稱為“元數據”。無論是在有無訴訟的情況下， 它們都是令人頭疼的問題。在公司的數據保留政策和程序中， 都要考慮到這個方面的問題。
來源：《人力資源》
公安備案號：34080202000488