如何處理額外任務？來者不拒或直接拒絕，都不是聰明的做法！
不屬于自己的工作，到底該不該做？我相信你很多職場人士都在這個問題上猶豫過，實際上對額外任務來者不拒，不僅會在短期內造成人際關系緊張、自身工作壓力過大的危機，從長遠來看，還會對自己的職業生涯發展造成隱患和障礙，那么如何對待而外任務呢？
曾幾何時，我聽從了老前輩們掛在嘴邊的“年輕人多干活對自己有好處”之類的教導，擠著笑臉、硬著頭皮、憋著悶氣接下了不少不屬于自己職責范圍的工作任務。如果你問我：干完那些額外任務有什么收獲？我會老實地對你說：收獲是有的，但傳說中的能力和技能的提升只是其中一小部分，最大的收獲是搞明白了前輩們的教導其實是很忽悠人的。
剛巧不久前有個參加微博公開課的同學提了一個關于“如何處理額外任務”的問題，我就拿他的故事為例子給大家分享一下我的心得吧。
提問的同學說：我是一個職場新丁，三周前一位工作比我早8年的前輩交給我一個任務。當時我正在忙一個項目，就對他說要是急的話，就找別人做吧。對方說不急，你啥時候有空啥時候做。盡管他這么說，我還是謹慎地問他是否有完成期限，對方說沒有。
誰知三周過后，那前輩就來催了，說因為種種原因活兒必須盡快搞定。這可讓我頭大了，因為干這活兒需要一點點地找資料，不是一時半會兒可以趕出來的。我不得不放下手頭上其他工作，專門幫這前輩趕工。
我覺得，前輩當時之所以一口咬定事情不急，只是為了讓我接下任務，一旦我愿意接下，后面就開始各種催。如果下次再遇到這種情況，我應該怎樣處理呢？
看到這位同學的問題，有幾個同學熱心地給他出主意，他依然覺得無法徹底地解決這個棘手的難題。因為他的困惑在于，那前輩開始時說不急，當他接下任務后，突然改口說這件事很急，馬上要跟領導匯報云云，讓他猝不及防，有一種別人挖個坑讓他跳下去的感覺。
一、額外任務，不能來者不拒
看完這個例子，你就不難看出本文開頭提到的那種貌似頭頭是道的教誨中含有多少水份了吧？其實，“多干活有好處”是一個很籠統很忽悠的觀點。沒原則、沒節制、沒技巧地多干活，到頭來即便不累死也落得個吃力不討好的下場。試想一下，假如那位同學在前輩的催促下十萬火急地幫其趕工，而耽誤了自己負責的項目，他的直線上司會怎么看？與他共同負責一個項目的同事會怎么想？假如他當初不答應前輩的要求，或者即便答應了還是以自己的項目為重不顧前輩的催促按既定步調工作，那前輩會怎樣對待他？會不會在別人面前說一些對他不利的話？這種額外塞過來的任務，接不是，不接也不是，真是進退兩難、危機四伏呀！
值得大家注意的是，對額外任務來者不拒，不僅會在短期內造成人際關系緊張、自身工作壓力過大的危機，從長遠來看，還會對自己的職業生涯發展造成隱患和障礙。原因很簡單，那些找人代勞的人也不是傻瓜吧，什么事能委托給他人什么事得自己親手掌控他們分辨不出來嗎？能夠隨意讓他人代勞的事十之八九效益小、附加值低，這種雜事干得再多也不會對職業技能的精進帶來多少實質性幫助。
而且，經常忙于替別人處理雜務，就會無可避免地占用自己處理正事的時間，精力和思維。再者，雜活接得越多就越難以拒絕，越難以拒絕就越接越多越演越烈，形成”剪不斷理還亂“的惡性循環。
因此，長期對別人塞過來的事務來者不拒，勢必分散自己的注意力、降低自己的時間利用率、稀釋自己的專業技能、損害自己的職業競爭力。
二、如何處理額外任務？
那么，是不是說咱們應該一概拒絕所有額外任務，埋頭專注于自己的本職工作呢？不是的，不要動不動就搬出“all or nothing”的態度，它不夠成熟，也不夠理智。來者不拒的危害，我在前面分析過了，而一概拒絕的壞處也是可想而知的。一個在工作中不愿對別人施以援手的人，等于在自己周圍筑起一堵高墻把自己困在其中，隔絕了與他人建立關系以及讓自己多作嘗試的可能，最終作繭自縛孤立無援。
我們需要明白的是，各種額外任務不期而至是職場中的一種常態。只要咱們懂得適當周旋妥善處理，就不會被沒必要沒價值甚至有風險的額外任務所累，也不會錯過有意義有價值甚至有發展潛力的工作機會。
下面，我分享一下自己琢磨出來的應對額外任務的邏輯和方法吧。它有三個步驟：
1、明確界限
弄清楚兩個界限：一、自身職責范圍；二，你與對方的工作關系。
工作業績總是與工作職責掛鉤的。企業中每個崗位的責任，是通過完成自身職責范圍內的任務，為自己所在的部門創造業績。因此，你的職責范圍以及你所在部門的職能范圍就是用來區分哪些活該干哪些活不該干的第一道界限。微博課上有一個同學說，在她剛開始工作的時候，曾經因為幫助其他team的同事干活，而招致自己的主管不滿。我也曾經毫不客氣地批評過一個不假思索就幫其他部門做事，終因能力不濟搞出亂子讓我去收拾的下屬。盲目地幫助別人，只會讓自己陷入里外不是人的尷尬境地。
工作任務總是與工作關系掛鉤的。把額外任務塞給你的人是誰？是上司還是同事？是部門內的同事，還是部門外的同事？是合作關系強的同事，還是合作關系弱的同事？是花錢買公司的產品為公司帶來利潤的客戶，還是收取公司的費用為公司提供服務的供應商？這些關系之中，孰輕孰重，必須掂量清楚。
2、了解期望
既然別人把一件事交托給你，不管這件事是大還是小，他都會有一定的期望。沒弄清楚對方的期望就把活接下來，就等于埋下一顆不定時炸彈，以后事情的發展將不受你的控制。拿前面的案例來說，同學在接受前輩交給的任務之前，一再詢問任務的完成時限，對方只有一個答案——不急，而后面卻改口了。大家有沒有想過，這種變化的根源，除了有可能是前輩故意說好話讓同學把任務接下之外，還存在其他的可能性，比如說：
1. 前輩當時還沒想好這件任務需要在什么時候完成；
2. 前輩認為，需要馬上完成的事情才叫急，而他可以給這位小輩三周的時間，這就叫不急；
3. 前輩本來也認為這件事情不急，可后來事態的發展或者領導的要求超出了他的估計
為了有效地降低不確定性，盡量把不可控變成可控，你就需要在接受任務之前充分地了解對方的期望。所謂“充分了解”，就是從多個維度向對方索取信息。這里可以使用一個簡單實用的信息收集方法——5W2H。
when = 什么時候開始，什么時候結束；
what= 要做些什么，達到什么效果；
where = 在哪里做；
who = 與哪些人聯系、向哪些人請示、和哪些人合作；
why = 做這件事的目的是什么；
how = 以何種方式、流程或者技術手段來做；
how much = 預算成本是多少
你的提問，不是在為難對方，更不是拒絕對方，而是在幫助對方理清思路。你問得越細對方就想得越清楚。說不定有了你的提問，對方才發現自己的想法還不成熟，他需要回頭整理一下，再過來找你幫忙。
在了解期望的過程中，你需要根據自己的實際情況，逐一審視這些期望。然后誠懇地告訴對方，哪些期望你可以辦到，哪些你辦不到，以便對方進行考慮和選擇。
3、達成協議
當你完成了第一步，知道這件額外的任務，不會與自己的本職工作以及部門的利益和原則產生沖突；然后你又完成了第二步，明確了那些你力所能及，又符合對方期望的事項。接下來就是第三步了，把你與對方商定的事情變成協議。
所謂“定協議”，不是讓你正兒八經地與對方簽一份合同，而是發一封郵件給對方。這封郵件的內容是一個action plan，告訴對方你打算如何完成這個任務。這樣做不但看起來順理成章，而且顯得你做事既負責又細致。聰明的你自然會明白，這是用白紙黑字的方式把雙方商定的各種要素確定下來。對于你來說，這是一種自我保護機制。
如果把任務交給你的人是你的上司，把這封郵件發給他就行了；如果對方是一個同事，不管他與你是不是在同一個部門，你都要把這封郵件抄送給你的直線上司。這樣做不單是表達對直線上司的尊重，也是對你的一種保護機制。上司成了這個協議的見證人，對方想變卦也沒那么容易了。
即便像前面的案例那樣，對方突然對完成時限的要求發生了變化，作為知情人的上司也可以幫助進行調劑。假如發生了什么意外狀況的話，說不定上司還可以給你額外的指導或幫助呢。
當別人把額外任務塞給你的時候，你可以試試這三步：一、明確界限；二、管理期望；三、達成協議，從而過濾掉那些不該接的活兒，并且在那些該接的活兒上設置有效的自我保護機制。
公安備案號：34080202000488