綜合調劑使用休息日的實操要點具體分析如下:
要點一:明確適用綜合調劑使用休息日的前提條件和員工范圍
一、確認適用綜合調劑使用休息日的前提條件是否已滿足。一些地方政策對于綜合調劑使用休息日的適用做出了一些前提性的規定。
因此企業在適用綜合調劑休息日之前,應當先查閱當地政策規定,在適用前提條件滿足的情況下,再安排綜合調劑使用休息日。
二、綜合評估,梳理需要綜合調劑使用休息日的員工范圍。首先,企業需要清楚,綜合調劑使用休息日僅適用于標準工時制的員工。
這是因為綜合工時制、不定時工作制的員工,本就是采用集中工作、集中休息、輪休調休、彈性工作時間的方式來確保其休息休假權利和生產、工作任務的完成,無需適用綜合調劑使用休息日。
接下來還需要結合員工的崗位特性來考慮其是否適合安排綜合調劑休息日。
要點二:做好適用綜合調劑使用休息日前的準備工作
一、 制訂綜合調劑使用休息日的執行方案。在安排員工綜合調劑使用休息日前,企業需要事先制訂執行方案。
一方面,企業需要對綜合調劑使用休息日中可能出現的各種情況進行預估,并準備好處理方法和應對計劃。
另一方面,企業需要根據制訂好的方案,開展民主程序或與員工溝通;并在民主程序或溝通完成后,按照既定方案執行和落實,以避免與員工在執行細節方面產生分歧,進而引起爭議。
執行方案的內容可以包括執行方案適用的員工范圍、適用的時間范圍、集中使用休息日和后續補班的流程、工資計算事宜等。
二、開展民主公示程序或與員工進行協商。由于綜合調劑使用休息日屬于涉及員工切身利益的重大事項,故根據《勞動合同法》第四條的規定,需要經過民主協商和公示的程序。
民主協商程序包括以下三個步驟:
(1)將執行方案告知全體員工并征求其意見;
(2)與職工代表或工會進行協商;
(3)將企業最終確定的執行方案向全員公示。
但是,在疫情的特殊情況下,企業需要盡快適用靈活處理勞動關系相關政策。雖然民主協商能夠通過視頻、電話、微信群組會議的方式進行,但其步驟仍然較為繁瑣、耗時較長。
所以,如果需要綜合調劑使用休息日的員工占企業總員工數的比重不大,企業也可以通過直接與執行方案所涉及的員工進行協商的方式來替代民主程序。
為了降低與員工溝通的難度,促使綜合調劑使用休息日順利推進,企業可以通過如下三個步驟來與員工進行溝通:
第一步:溝通前將執行方案的內容通過電子郵件、微信事先發送給員工,請其閱讀。
第二步:與員工充分溝通,通過說明方案的依據,解釋方案的內容,爭取讓員工理解企業的難處,選擇與企業同舟共濟。如果員工不同意,可給予其一定考慮時間后再次進行協商。
同時,在溝通過程中,企業需要注意保留溝通的證據,如電話錄音、微信溝通記錄等。
第三步:協商達成一致后,盡快請員工通過微信、電子郵件或OA系統確認同意該執行方案。
如果員工堅決不同意綜合調劑占用休息日,企業能否繼續推行?
目前,雖有地區要求企業與員工就綜合調劑使用休息日的問題進行協商(如上海),但并未同時要求協商后必須達成一致。
且目前屬于特殊時期,應以企業與員工利益的平衡為原則。故在企業已盡最大努力,與員工溝通協商后仍無法達成一致的,應允許企業行使用工自主權,安排符合條件的員工綜合調劑使用休息日。
要點三:做好記錄,合理安排休息日和補班
一、 注意綜合調劑使用休息日政策的適用期限。綜合調劑使用休息日是在特殊時期下靈活處理勞動關系的措施,故在實行時要注意其適用期限。
也就是說,要明確在多長的時間范圍內可以安排符合條件的員工提前使用其當年度內的休息日。
對此,企業可以當地相關政策注明的有效期為準,在該有效期內安排員工綜合調劑使用年度內的休息日。
而在當地主政策未注明有效期的情況下,在因受疫情影響,員工仍不具備返崗條件且不能在家辦公,或企業仍存在生產經營困難的時間段內,企業可以安排員工綜合調劑使用休息日。
二、安排員工提前使用休息日,并留存好相關記錄。員工在疫情期間提前使用后續的休息日,將涉及日后補班和工資計算的問題,故企業務必要做好員工使用休息日情況的記錄,以作為補班、計算工資的依據。
為順利實現復工復產,企業可事先結合其生產經營情況或員工無法返崗和工作的天數,安排好員工提前使用休息日的日期。而后,將前述安排通過電子郵件或微信等方式發送給員工,由員工回復確認,企業據此做好相關記錄。
一段時間之后(如一個月),再請員工對其實際使用休息日的總天數進行確認,企業再據此更新員工使用休息日的記錄。
三、 綜合評估員工工作量和崗位性質,合理安排補班。對于復工復產時的補班問題,企業可以綜合評估員工年度內的工作量情況,將補班日期安排在員工的忙季或者加班較多的時間段內。
同時,由于綜合調劑使用的是年度內的休息日,因此建議企業盡量安排員工在當年度內完成補班。
●要點四:確定綜合調劑使用休息日后的工資計算方式
綜合調劑使用休息日是對休息日和工作日的綜合調劑安排,其本質是為了平衡員工年度內的總工作時間,并非加班,因此無需支付加班費。
企業在計算綜合調劑使用休息日的員工工資時,具體可以采取以下兩種方式之一進行計算:
方式一:按照員工的正常應發月工資數額發放工資。
方式二:按照員工實際上班的工作日天數計算發放工資。即:員工正常應發月工資÷21.75×當月實際上班天數=當月應發月薪。
以上兩種工資計算方式相比,方式一的優勢在于減輕了工資計算的工作量。另外,因為員工的工資并未因綜合調劑使用休息日發生變化,故此種付薪方式更容易被員工接受。
但也存在一定的問題,如果員工在還未完成補班時離職,則企業還需要將多支付給員工的工資扣回。而一旦員工的當月工資已在離職前發放,企業再要求員工退回多發放的工資將有一定的難度。
因此,如果選擇方式二,有利于防范前述“多發工資”的問題。不過該種方式的缺陷在于,由于員工的不同,其綜合調劑使用休息日的具體安排也不一定相同,故企業需要分別計算各員工的工資,工作量較大。
此外,按照實際上班的工作日計算工資將導致每月工資發放數額存在差異,故在員工提出疑問的情況下,企業還需就工資的計算方式向員工做出解釋。
對于以上兩種計算方式,企業可以在結合自身情況、權衡利弊后,選用其中一種,在執行方案中確定下來,并據以實行。
綜上所述,合規的操作將有助于企業在復工復產的過程中推行綜合調劑使用休息日的措施。
但仍需看到的是,綜合調劑使用休息日雖然具備充分的政策依據,仍屬于疫情下的臨時舉措;在其實施的過程中,企業除了依據法律法規、地方政策執行外,還需要和員工多多溝通,以換位思考為基礎、互利共贏為目標,方能與員工相互扶持、渡過難關。
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