工資條是指用人單位定期發放給員工的反映其工資的憑條，主要記錄員工在一個工資支付周期內的各種工資分項和收入總額。工資條是個民間俗稱，并不是一個正式的法律術語，在法律法規里一般稱為工資清單。在企業人力資源管理實務中，一般是一個工資支付周期結束后，用人單位根據員工考勤情況計算好工資并制作工資表（臺賬）和工資條，工資表是員工工資發放匯總表，工資條則是針對每個員工所制作的工資清單，員工領取工資時在工資表上簽名，同時領取屬于自己的那張工資條。用人單位通過銀行代發工資的，則一般不要求員工在工資表上簽名。
那么，關于工資條，勞動法是如何規定的呢？
應給員工發放工資條
原勞動部于1994年頒布的《工資支付暫行規定》（勞部發〔1994〕489號）第六條第三款規定，“用人單位必須書面記錄支付勞動者工資的數額、時間、領取者的姓名以及簽字，并保存兩年以上備查。用人單位在支付工資時應向勞動者提供一份其個人的工資清單?！薄秳趧雍贤ā返谑邨l六項規定，“勞動合同應當具備以下條款：（六）勞動報酬。”
其一，員工對工資分配方案享有知情權。《勞動法》第四十六條第一款規定，“工資分配應當遵循按勞分配原則，實行同工同酬?！?第四十七條規定，“用人單位根據本單位的生產經營特點和經濟效益，依法自主確定本單位的工資分配方式和工資水平?！笨梢?，對于用人單位制定的工資分配方案，員工享有知情權和監督權，有權知道自己的工資構成和各種福利。比如，根據《勞動合同法》第十七條的規定，勞動合同中必須具有關勞動報酬的條款，一般而言，勞動報酬條款主要包括工資分配制度、工資標準和工資分配形式，工資支付辦法，加班、加點工資及津貼、補貼標準和獎金分配辦法，工資調整辦法，試用期及病、事假等期間的工資待遇，特殊情況下職工工資(生活費)支付辦法，等等。①用人單位制作的工資條，則需將勞動報酬項目體現出來，讓員工能夠清晰地了解到自己的工資結構和數額。
其二，給員工發放工資條是用人單位的法定義務。《工資支付暫行規定》第六條所說的“提供”，指的是用人單位工資清單發放給員工，用人單位不制作工資條或者制作了工資條但沒有實際發放到員工手上，都是違反規定的。當然，用人單位向員工提供的工資條，僅僅是記錄員工本人的工資即可。
其三，用人單位不發放工資條需承擔法律責任。一般來說，分為行政責任和侵權責任兩種。關于行政責任，國家層面的法律法規并沒有明確，但在一些地方性法規中則予以了明確。比如，《廣東省工資支付條例》第四十八條第五項規定，“用人單位有下列情形之一的，由縣級以上勞動保障部門責令限期改正；逾期未改正的，可以對用人單位處以五千元以上一萬元以下的罰款，并可以對其法定代表人處以一千元以上五千元以下的罰款：（五）未向勞動者本人提供其工資清單的。”《江西省工資支付規定》第四十一條規定，“用人單位未按照規定編制、保存工資支付表或者未向勞動者本人提供工資清單的，由勞動保障行政部門責令限期改正；逾期未改正的，處以200元以上1000元以下的罰款?！蓖瑫r，若用人單位不發放工資條，侵害了員工的知情權，員工可以向當地勞動保障監察大隊舉報，對員工造成損失的，應依照侵權責任法承擔民事賠償責任。
工資條應記錄的內容
根據《工資支付暫行規定》第六條的規定，工資條所記錄的內容應當包括支付工資的數額、時間、領取者姓名以及簽字。應該說，這一規定并沒有特別細化，只是規定了工資條所記錄內容的基本要求。
實踐中，工資條所記錄的內容，一般分為基本信息、加項、減項、實發工資四個部分。具體如下：
1.員工基本信息。一般包括姓名、工號、所在部門、職務或崗位、工資發放期間（如2019年9月份）、工資發放日期等。用人單位可以自定義工資支付周期，但每個月至少支付一次，非全日制員工每15日最少支付一次?！豆べY支付暫行規定》第七條規定，“……工資至少每月支付一次，實行周、日、小時工資制的可按周、日、小時支付工資?！薄秳趧雍贤ā返谄呤l第二款規定，“非全日制用工勞動報酬結算支付周期最長不得超過十五日?！庇萌藛挝话凑展べY支付周期發放工資時，應當同時發放與之相對應的工資條。
2.加項。又稱收入項，記錄的是員工在該工資支付周期內的各項報酬，根據人力資源薪酬管理理論，勞動報酬直接基本薪酬和福利薪酬。前者主要包括基本工資（也稱為底薪）、有薪假工資（一般包括法定節假日工資、年休假工資、婚喪病產假工資等）、崗位工資（或職務職級工資）、績效工資、技術資格補貼（如學歷補貼、職業資格補貼、職稱補貼等）、工齡工資、加班工資等等。后者主要包括住房補貼、交通補貼、用餐補貼、話費補貼，以及各種獎金、津貼等等。加項之分稱為應發工資。
3.減項。減項又稱扣項，記錄的是法律法規規定由用人單位代扣代繳的費用，主要包括職工社會保險費、住房公積金、個人所得稅，以及其他應當扣除的項目，如住宿費、水電費等。所謂代扣代繳，指的是用人單位根據法律法規規定代替政府相應的費用征繳機關從員工工資中扣除相關費用后，上繳至對應的征繳機關?！豆べY支付暫行規定》第十五條規定，“用人單位不得克扣勞動者工資。有下列情況之一的，用人單位可以代扣勞動者工資：（一）用人單位代扣代繳的個人所得稅；（二）用人單位代扣代繳的應由勞動者個人負擔的各項社會保險費用；（三）法院判決、裁定中要求代扣的撫養費、贍養費；（四）法律、法規規定可以從勞動者工資中扣除的其他費用?！?br />
職工社會保險是指養老保險、工傷保險、失業保險、醫療保險、生育保險，俗稱五險。2019年3月6日，國務院辦公廳發布《關于全面推進生育保險和職工基本醫療保險合并實施的意見》（國辦發〔2019〕10號），將醫療保險和生育保險合并實施，生育保險基金并入職工基本醫療保險基金，統一征繳。至此，現在的職工社會保險由“五險”變成了“四險”。
關于社會保險費的扣減。其一，用人單位只可扣減員工個人承擔部分，單位承擔部分由則單位自行承擔。其二，《社會保險法》第三十三條規定，“職工應當參加工傷保險，由用人單位繳納工傷保險費，職工不繳納工傷保險費?！睋耍萌藛挝恢豢煽蹨p養老、失業、醫療（含生育）“三險”的費用，工傷保險費由用人單位承擔，員工不需承擔。
此外，用人單位按當地最低工資標準向員工支付工資的，全國大部分地區均沒有規定不可從最低工資中代扣代繳社會保險費、住房公積金，但是有些地區則不允許扣減這兩項費用。比如，《安徽省最低工資規定》第十條第三項規定，“在確定用人單位支付勞動者的工資是否低于當地最低工資標準時，下列項目不計入用人單位支付給勞動者的工資：（三）用人單位和勞動者個人依法繳納的社會保險費和住房公積金?！?br />
4.實發工資。實發工資又稱應得工資，即員工應實際得到的勞動報酬，實發工資是與應發工資相對應的概念。一般來說，應發工資減去扣項，所得之差即為實發工資。根據勞動法規定，用人單位應將實發工資的數額以法定貨幣支付給員工，不得以實物及有價證券替代貨幣支付。
工資條對員工的作用
對員工而言，工資條有很大作用，直接作用一般體現在以下幾個方面：
其一，清晰地了解自己的工資結構和數額。工資數額一般是根據工資結構進行計算的結構，對于不明確的項目或數額，員工有權查詢和核對，用人單位應予釋明。2019年1月1日最新修訂施行的《個人所得稅法》第十條也規定，“扣繳義務人應當按照國家規定辦理全員全額扣繳申報，并向納稅人提供其個人所得和已扣繳稅款等信息?！眰€人所得稅屬于代扣代繳項目，由用人單位代為向繳納個人所得稅的個人從其收入中代為扣除，上交稅務機關。用人單位代扣后，應當向繳稅人提供已扣稅款信息，一般在員工工資條中載明。《社會保險征繳暫行條例》第十二條規定，“繳費單位和繳費個人應當以貨幣形式全額繳納社會保險費。繳費個人應當繳納的社會保險費，由所在單位從其本人工資中代扣代繳，社會保險費不得減免?！笨梢?，用人單位扣除員工工資的，必須有法律依據，不得無故克扣，扣除的項目和數額，應在工資條中體現出來，不得疏漏。
其二，可以作為確認勞動關系的證據。當員工與用人單位發生爭議時，工資條即是重要的憑證之一。原勞動與社會保障部《關于確立勞動關系有關事項的通知》（勞社部發〔2005〕12號）第二條規定，若勞動關系雙方沒有簽訂書面勞動合同，工資支付憑證或記錄可以作為認定雙方存在勞動關系的憑證。
工資條可以是紙質版或電子版
《工資支付暫行規定》第六條規定，“用人單位必須書面記錄支付勞動者工資的數額、時間、領取者的姓名以及簽字，并保存兩年以上備查……”。
何謂書面，《現代漢語詞典（第7版）》的解釋是“用文字表達的（區別于“口頭”）?！泵袷路尚袨榈臅嫘问剑侵敢晕淖钟行蔚乇硎舅d內容的形式，書面形式的核心在于文字，至于文字的具體載體，則在所不問。既包括傳統的書寫形式，也包括電子形式。②《合同法》第十一條規定，“書面形式是指合同書、信件和數據電文（包括電報、電傳、傳真、電子數據交換和電子郵件）等可以有形地表現所載內容的形式?！薄睹穹倓t》第一百三十五條規定，“民事法律行為可以采用書面形式、口頭形式或者其他形式……”。據此可以理解為，書面形式工資條既包括紙質版，也包括電子版，但必須是以文字形式記錄工資項目和數額，且發放到員工手中。
毋庸置疑，我國各行各業長期以來都是采用紙質版工資條，用人單位用電腦制作后打印成紙質版本發放給員工，至今為止，紙質版工資條依然是廣大用人單位發放工資條的主流做法。然而，隨著互聯網的不斷發展和科技的不斷創新，越來越多的用人單位改用電子版工資條，發放渠道比較靈活多樣，比如釘釘、電子郵件、QQ、微信、手機APP、企業內部辦公平臺等，只要能夠詳細記錄員工的工資項目，都是可以的。而且，因其具有方便、快捷、高效、環保等諸多優點，發放電子工資條將成為未來的趨勢，被廣大用人單位所接受和采用。
然而，電子工資條優勢明顯，但弊端也不少，紙質版工資條一般以員工簽收為準，電子工資條則往往不要求簽收。如何順利地發放到員工手中，確保員工能夠及時收到或者應當及時收到，這是用人單位應考慮到的。筆者認為，用人單位需注意以下幾點：一是必須事先充分公示，在規章制度、勞動合同、入職培訓、日常會議等均應載入工資條采用電子形式發放的內容，保證每一名員工能夠充分知曉用人單位的這一管理政策；二是必須保證員工能夠及時順利收到電子工資條，及時是指用人單位發放工資條的時間要準時，比如固定每個月的某一天發放，順利是指員工接收電子工資條的渠道要暢通無阻，可以輕易地收到，若設置工資條接收密碼，則必須保證員工能夠充分知曉密碼；三是必須保證全體員工均能收到，有些單位有部分員工不用智能手機，不會用電腦，也不會上網，甚至是不識字，這些單位則不宜采用電子形式發放工資條，而宜用傳統的紙質版進行發放。
公安備案號：34080202000488