“工作做不完,事情理不清”:注意這4個效率殺手
來源:皖江人才網
時間:2024-12-23
作者:皖江人才網
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職Q社區上,經常看到不少職場人抱怨:每天事情做不完,渾渾噩噩,不知何處是個頭。
造成忙碌且工作堆積的原因有很多,可能是工作難度太高,領導安排的工作太多,或是人員不足所導致。
但如果每天的忙碌讓你苦不堪言,卻又自感收獲甚微,每天都做不完工作,只能加班加點完成。但身邊的其他人則看上去明顯比自己輕松多了的時候,你是否想過,很多時候并不是因為你不夠努力,而是不夠有效率呢?
今天在這里,為大家總結出了以下4個最影響工作效率的四大“殺手”,讓我們一起看看下面這些情況是不是你!
工作中,最容易被忽略的4大效率殺手
1、 通訊類軟件,將時間碎片化
不知大家是否有過這樣的體驗?
早上剛到公司,開干不到十分鐘,有個同事發消息過來說,這里的數據是不是不太對?你好好檢查一下。又過幾分鐘后,另一個同事的“靈魂拷問”也緊跟而至:“今天中午吃啥?樓下新開的一家輕視沙拉聽說還不錯…”
不知不覺當中,思路被一再打斷的同時,工作時間就這樣被偷偷消耗掉的,變成零散的碎片化狀態。
據調查統計,對于大多數八小時工作制的上班族而言,實際用于工作上的時間僅3小時。而其余大量的時間往往浪費在回復社交軟件,及瀏覽新聞、視頻等APP上。
不得不說,即時通訊的迅猛發展,為我們帶來前所未有便利的同時,濫用和過度依賴,也讓其成為我們低效工作的頭號陷阱。
讓我們一天下來,看似做了很多事,但實際上除了回復領導客戶:“好的,收到”,其他什么都沒做完。
2、習慣性拖延,造成工作堆砌
每天工作都是大型拖延癥晚期現場,明明只要動手就可以解決的活,偏偏要拖到最后的截止時間才匆匆完成,是許多職場人的真實寫照。
由此帶來的最直接的結果,便是造成工作的大量堆積,以至無法按時下班,甚至演變成帶回家熬夜趕工,加班加點去完成工作任務的局面。
然而,公司里的事務往往是由多合作完成的,擁有“慣性拖延”癥狀的職場,不僅會讓自己的工作與生活變得一塌糊涂、效率低下,而且極可能影響到整個公司和團隊的運轉。
3、過度完美主義,工作遲遲無法開展
曾有過這樣一段“加班”的經歷:
被領導分配擔任一個重要活動展會的負責人,需要在一周時間內提交一份計劃書。為了完成好這項工作,我花了很多精力琢磨流程,花了很多時間去搜集和整理資料,但五天時間過去,文檔仍然只有“XX活動企劃案”這幾個字。
因為永遠覺得準備不充分,于是沒完沒了地準備著。
如果也有過類似體驗,就會知道,“我要做出經驗眾人的完美東西”即等同于被人詛咒。因為一旦被完美主義附身,首先意味的并不是更出色的成品,而是工作遲遲無法展開的結局。
4、害怕麻煩心理,不懂得借他人之力
同事小劉這幾天的心態又崩了,不為別的,因為他連續花了好幾個通宵,做出的一份報價單。今天突然被同事告知,原來他那里就有現成的模板,大部分內容都可以參考借鑒,只需要需修改幾個數據即可。差點沒讓小劉吐出一口老血。
其實小劉遇到的這種現象并非個例。
包括職場上的很多職場新人,在完成領導分配下來的工作任務的時候,明明對里面的幾個點心存疑惑,卻因為不好意思詢問,硬著頭皮自己琢磨;或是在工作當中遇到難題,因為害怕麻煩同事,獨自一人琢磨到頭禿。
看似勤奮,實則多是無用功。
如何擺脫低效陷阱?
1、每日堅持對當下工作進行優先排序
曾在書上看過這樣一個典故:美國內伯利恒鋼鐵公司總裁,因每天忙到沒時間睡覺來處理公司事宜,卻還是面臨破產,于是向效率大師艾維利求助。
在近半個小時的交流中,艾維利耐心地聽完其焦頭爛額的傾訴后,拿出一張白紙,要求其寫下第二天要做的全部事情。
幾分鐘后,白紙上滿滿當當記錄了總裁先生的幾十項要做的工作。
然后,艾維利請他仔細考量,并要求他按事情的重要順序,分別從“1”到“6”標出六件最重要的事情。同時告訴他:“每天一開始,請你全力以赴做好標號為1的事情,直到它被完成或被完全準備好,然后再全力以赴的做標號為2的事,依次類推…”
并建議他將此法推行至所有高管人員甚至是員工。
一年后,該公司竟然奇跡般地擺脫了危機,甚至一躍成為美國最大的獨立鋼鐵廠。
值得注意的是,這并非一件虛構的故事,而是真實的經歷。
許多時候,造成無限忙碌的原因往往不是因為你的懶惰,而是“過于勤奮”,從而陷入低效忙碌的里陷阱。
這個時候,不妨嘗試一下艾維利的“6件事法則”,按重要程度給每天工作排序,用絕大部分精力去完成,保證自己每時每刻都在做當下最重要的事情,你會發現找到屬于自己的時間更加容易。
2、給自己一段完整的時間,鎖死目標
在《做高效執行者》一書當中,有這樣一句話:完整的時間塊是高效執行的必要基礎。
它向完美揭示了一個深刻的職場道理,并非每一分每一秒都用來工作,才是對時間最大化的利用。因為任何事情開始,都需要一個“啟動時間”,將完成一件事情的時間碎片化反而容易造成時間浪費。
許多時候,我們在工作當中,雖然有大概的工作計劃,鎖定好了目標,但這是遠遠不夠的。因為在完成的過程當中,有太大的變數。可能突然有朋友打電話過來找你,突然有新聞推送你喜歡的愛豆戀情曝光,或是突然想來一份下午菜。
因此,光鎖定目標還不夠,還需要盡可能地鎖死目標。
比如退出微信,將手機調成飛行模式,利用番茄工作法原則,為自己設置一段用來保持專注的完整時間。
盡可能保證自己的獨立時間塊,集中所有精力來完成重要的事情,保證自己不受其他事情的干擾。
3、增強時間管理的透明度
朋友麗莎曾和我抱怨,公司領導總是臨時加塞工作,事情剛完成一半,馬上又跑來找她臨時查找一個數據,或是去打印文件,導致自己的常規工作總是無法按時完成。
后來,她開始嘗試在每天下班前,主動向領導做工作報告,并在報告的最后,列出次日的工作計劃,如上午需要花大約2小時進行費用提交,下午三點有和顧客的業務對接。
在此之后,領導會開始有意識地將工作當中的臨時加塞,轉變為有計劃地提前安排,臨時加工作的情況減少很多。
類似于這種,通過增強對時間管控的透明度,及時和身邊的其他成員共享自己的時間管理計劃,能夠將對其他成員的影響降低到最小的同時,也能更好地保障自身工作的更好開展。
另一方面,各個崗位各司其職,時間方面難免發生碰撞,掌控自己時間規劃的同事,主動去了解其他成員的時間安排也很有必要。
記得在FACEBOOK的公司總部,墻上印著這樣一條標語:完成勝過完美。
深以為然。
不管是工作完不成,或是工作遲遲無法開始,歸根結底,多都是時間精力的管控不足所造成,
而真正實現高效的人,其關鍵是始終擁有清晰的目標和策略,及時過濾掉“垃圾”,把時間花在“重點”。并對每個階段的意義和目標都有清晰的理解,然后在目標的指引下,遵循步驟把工作落地。
最后,希望大家能夠遠離低效率陷阱,把時間花在刀刃上,做一個高效率的職場人。