一下子到100分的方法肯定沒有，但在現(xiàn)有水平上立馬提高100%效果的速成方法還是有的。
你只要在溝通或匯報(bào)前，先自問這四個(gè)問題就可以了：
1、對(duì)方想聽到什么？
2、我自己要達(dá)到什么目的？
3、我需要講哪些內(nèi)容？
4、以怎樣的邏輯順序組織？
作者：王世民 深圳爾雅總裁
著有《思維力》《學(xué)習(xí)力》《個(gè)體賦能》
01
對(duì)方想聽到什么？
跟一個(gè)渴得要命的人交流，你是跟他說什么口味的瓜子好吃，他更感興趣？還是跟他說如何喝到水，他更感興趣？
答案顯然是后者。
做好溝通或匯報(bào)的第一步就是要弄清楚對(duì)方想聽什么。
否則就像在一位渴得要死的人面前，大談什么瓜子好吃一樣，你講得越好，對(duì)方嗓子里就越冒煙，就越不想聽你說。
因此，在準(zhǔn)備匯報(bào)前，你要問自己：這次匯報(bào)是面向誰，他（們）的核心訴求是什么？
比如，你在做年終工作匯報(bào)的時(shí)候，你首先得知道這次匯報(bào)會(huì)面向哪些人，是只有你的直接領(lǐng)導(dǎo)呢，還是HR和二線領(lǐng)導(dǎo)也都會(huì)看。
知道面向哪些人之后，你就要換位思考去想一想，他們每個(gè)人到底想從你的工作匯報(bào)里看到什么。
是想看到你的工作成果，還是你的態(tài)度和努力過程，或者是你在工作匯報(bào)里展現(xiàn)出來的分析總結(jié)能力？
回答好了這個(gè)問題“這次匯報(bào)是面向誰，他（們）的核心訴求是什么”，你就清楚這次匯報(bào)要重點(diǎn)準(zhǔn)備什么了。
02
我自己要達(dá)到什么目的？
前段時(shí)間，有位同學(xué)跟我反饋：
“我今天去找老板反饋項(xiàng)目情況，結(jié)果老板說，他本來覺得對(duì)項(xiàng)目情況了解得挺清楚的，聽我說完后反而覺得糊涂，變得不放心了。”
“我都不敢去找老板溝通了”，他最后沮喪地跟我講。
我就問他：“你這次去找老板溝通的目的是什么呢?”
他回復(fù)說：“我就是將我知道的內(nèi)容都跟老板匯報(bào)下，讓老板知道項(xiàng)目的實(shí)際情況。”
這就是絕大多數(shù)人在匯報(bào)或溝通時(shí)容易犯的一個(gè)錯(cuò)：目的不明確。
那怎樣才能做到讓自己的匯報(bào)或溝通目的明確呢？
方法有兩個(gè)：
1、用一句話說出這次匯報(bào)或溝通的目的
即使我們能很清楚地說出自己要什么，很多時(shí)候別人也不一定能接收到。
如果我們自己都不能說清楚自己要什么，還期待別人能領(lǐng)悟到，那無異于癡人說夢(mèng)了。
因此，去匯報(bào)或溝通前，你一定要先要求自己能以一句話說出這次匯報(bào)或溝通的目的。
如果一開始在腦子里提煉有困難，可以先用筆寫下各種你想到的話，三句哪怕四句都行，然后再提煉到只有一句話。
2、用5why驗(yàn)證這一句話是不是你的根本目的
有時(shí)雖然將溝通目的以一句話提煉出來了，但很多時(shí)候這句話并不是自己的根本目的。
為了避免這樣的情況發(fā)生，在將目的以一句話提煉出來后，你還要再用5why的方法做下驗(yàn)證。
我們以上面舉例的那位同學(xué)為例。
他一開始提煉出來的溝通目的是“跟老板反饋項(xiàng)目的實(shí)際情況”。
用5why驗(yàn)證的話，我們就可以繼續(xù)追問“你為什么要跟老板反饋項(xiàng)目的實(shí)際情況呢？”
“因?yàn)槔习逑腠?xiàng)目進(jìn)度再加快一周，但實(shí)際是不可能的？”他回答道。
“為什么項(xiàng)目進(jìn)度再加快一周不可能做到呢？”我們可以繼續(xù)問。
“因?yàn)檫@個(gè)項(xiàng)目里有一個(gè)老板沒有意識(shí)到的重大風(fēng)險(xiǎn)”。
到這兒，我們就可以將一句話溝通目的改成：跟老板說明因?yàn)槟持卮箫L(fēng)險(xiǎn)的存在，項(xiàng)目進(jìn)度不可能再加快一周。
帶著這個(gè)溝通目的去找老板匯報(bào)，效果肯定就比“找老板反饋項(xiàng)目實(shí)際情況”要好上很多。
03
我需要講哪些內(nèi)容？
我經(jīng)常要看不同顧問寫的管理咨詢報(bào)告，有售前的，有項(xiàng)目交付的，也有階段匯報(bào)的。
這些報(bào)告經(jīng)常都是動(dòng)輒100來頁，內(nèi)容豐富而且制作精美，一般的客戶看起來可能會(huì)覺得顧問很專業(yè)，而且很用心。
但我們行內(nèi)人就很清楚，因?yàn)轭檰柟镜闹R(shí)庫很豐富，而且各種報(bào)告都有著對(duì)應(yīng)的精美模板，這些管理咨詢報(bào)告里的內(nèi)容大多數(shù)都是復(fù)制粘貼生成的。
一般越年輕的顧問，復(fù)制粘貼的內(nèi)容就越多，恨不得將公司知識(shí)庫的內(nèi)容都粘貼在一份報(bào)告里。
而經(jīng)驗(yàn)越豐富的顧問，越能從自己這次溝通匯報(bào)的目的出發(fā)，放棄絕大多數(shù)無關(guān)緊要內(nèi)容的粘貼。
這種不從自己的匯報(bào)目的出發(fā)，盲目填寫很多不相關(guān)內(nèi)容的情況，在我們大多數(shù)人的工作匯報(bào)中也很明顯。
因?yàn)榻^大多數(shù)公司，工作匯報(bào)的目錄基本都是規(guī)范好的（如下方的目錄）：
1、當(dāng)期工作完成情況
2、工作中存在的問題及原因分析
3、下一步工作計(jì)劃
因?yàn)楣居辛四０?，我們?cè)谧龉ぷ鲄R報(bào)時(shí)就可能一頭扎進(jìn)去照著填了，凡是能想得起來的都給寫上去，完全忘了自己這次匯報(bào)的目的是什么。
比如，有人本來應(yīng)該是想讓公司提供更多的資源支持的，但在工作匯報(bào)里大談特談自己取得的成績(jī)，結(jié)果領(lǐng)導(dǎo)一看你完全罩得住，也就打消給你加資源的想法了。
再比如，有人本來是想證明業(yè)績(jī)不佳不是自己能力不行造成的，但在工作匯報(bào)里對(duì)業(yè)績(jī)不佳的各種客觀原因濃墨重彩，結(jié)果不僅能力不行的印象未能扭轉(zhuǎn)，還在領(lǐng)導(dǎo)心中留下了推卸責(zé)任的不良印象。
那如何避免以上的錯(cuò)誤，只講該講的內(nèi)容呢？
你可以分為兩步來做：
步驟一：列出來所有自己想講的內(nèi)容
你可以先用思維導(dǎo)圖列出來所有你想講的內(nèi)容，這樣做有兩個(gè)好處：
◆ 一是可以減小深度思考的壓力，更愿意動(dòng)手去做。
◆ 二是防止在一開始就過濾、丟掉一些關(guān)鍵內(nèi)容。
步驟二：逐一跟自己的目的匹配
將步驟一中列出來的內(nèi)容，逐一跟自己這次匯報(bào)或溝通的目的匹配，跟目的相符的保留，跟目的不符的刪除或修改得跟目的相符。
比如，若要跟公司爭(zhēng)取更多資源時(shí)，對(duì)取得的成績(jī)要一帶而過，而是要重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)遇到的困難和挑戰(zhàn)，這樣公司才更愿意給你追加資源。
再比如，若想改變因業(yè)績(jī)不佳帶來的能力質(zhì)疑，對(duì)客觀原因要一帶而過，而是要重點(diǎn)在下一步工作計(jì)劃上發(fā)力，做出一份能提升業(yè)績(jī)的可執(zhí)行的計(jì)劃出來，這樣領(lǐng)導(dǎo)就能看到你的能力，從而愿意給多你一次機(jī)會(huì)。
04
以怎樣的邏輯順序組織？
有個(gè)廣為人知的傳說，說的是清末名臣曾國藩在圍剿太平天國時(shí)，前期作戰(zhàn)不利，一直在打敗仗。
幕僚在幫他擬的給咸豐皇帝的奏折中寫道“…屢戰(zhàn)屢敗…”，曾國藩看后改成了“…屢敗屢戰(zhàn)…”。
結(jié)果朝廷看了后，不僅未責(zé)罰作戰(zhàn)不力，反而念敗軍勇氣可嘉，降旨嘉獎(jiǎng)。
這個(gè)“屢戰(zhàn)屢敗和屢敗屢戰(zhàn)”的故事給我們揭示了一個(gè)很重要的道理：
同樣的內(nèi)容，如果組織的方式不同，透露出來的意思是有著天壤之別的。
那怎樣做才能將要講的內(nèi)容組織得更出色呢？
你可以分為下面兩步來做：
1、按照“對(duì)方想聽什么”做修正
你在第三步“我需要講哪些內(nèi)容”中，已經(jīng)羅列出所有跟你溝通或匯報(bào)目的有關(guān)的內(nèi)容。
不過這些內(nèi)容還都是從你想講的角度出發(fā)的，我們?cè)谧罱K呈現(xiàn)時(shí)，要按第一步“對(duì)方想聽什么”的分析結(jié)果來對(duì)內(nèi)容做修正。
比如，給老板匯報(bào)項(xiàng)目進(jìn)度無法加快一周時(shí)，不能說“老板，項(xiàng)目有風(fēng)險(xiǎn)，因此項(xiàng)目進(jìn)度無法加快”，因?yàn)轫?xiàng)目進(jìn)度無法加快不是老板想聽到的。
你要換個(gè)說法，讓老板知道你是積極支持項(xiàng)目進(jìn)度加快一周的，只是在推進(jìn)中遇到了一個(gè)繞不開的風(fēng)險(xiǎn)。
修正后的說法參考如下：“老板，我將項(xiàng)目按加快一周做了實(shí)施調(diào)整，其中遇到了一個(gè)風(fēng)險(xiǎn)，現(xiàn)在的做法是兩種：一是投入更多資源來嘗試能否降低這個(gè)風(fēng)險(xiǎn)，但把握很低；二是維持原先的項(xiàng)目進(jìn)度?！?br />
2、比較不同的邏輯順序組合效果
所有的內(nèi)容按照“對(duì)方想聽什么”做過修正后，還面臨一個(gè)排列先后的問題：哪個(gè)內(nèi)容放前面，哪個(gè)內(nèi)容放后面。
這個(gè)排列順序影響是很大的，像曾國藩調(diào)整了下“敗”和“戰(zhàn)”的順序后，呈現(xiàn)出來的意思就完全不同了。
排列可以遵循的邏輯順序有四種：時(shí)間邏輯順序，結(jié)構(gòu)邏輯順序，重要性邏輯順序，演繹邏輯順序。
你一開始不確定哪種邏輯順序更適合的時(shí)候，可以每種邏輯順序都試下，然后再選用最合適的。
05
做個(gè)小結(jié)
出色的匯報(bào)或溝通需要我們綜合能力的提升，無法一蹴而就。
但如果你能在匯報(bào)或溝通前，做一遍下面四個(gè)問題的自問，那么你的匯報(bào)和溝通效果一定能在現(xiàn)有水平上，立馬得到大大的提升。
公安備案號(hào)：34080202000488