本文選摘《管人的藝術：團隊溝通的方法與技巧》書中關于“反饋”部分的內容，其中供了七個基本的反饋技巧，告訴我們如何、何時提供反饋，尤其是“消極反饋”。
作為管理者，你會給下屬多少反饋？
如果是積極反饋，那么就會迅速而熱情地表達出來； 如果是負面反饋，情況就不同了。 如我們中大多數人一樣，管理者也不喜歡一直忍著壞消息不說，但他們害怕傷害到對方或者需要先讓對方卸下防備。結果，消極反饋就常被回避、推遲。 那么這就意味著你要回避消極反饋了嗎？并非如此。這意味著你要意識到潛在的抵觸，從而在適當的情況下給予消極反饋。
什么是適當的情況？
研究表明，以客觀形式出現，或來源可靠的消極反饋更易被接受。主觀評判僅僅在來自一個位高權重、充滿威望的人士時，才有所影響。這就是說，以具體數據、數字、案例等為支持的消極反饋，被接納的可能性較高。
提供反饋的七法則
01、強調具體行為
反饋應當具體而非泛泛而談。不要說“你態度不好”或者“我很欣賞你的工作”之類的。這種評價是模糊的，盡管也傳達了信息，但并沒有明確告訴對方如何改正不好的太多或者你是如何評斷好的工作的。
設想你這樣說：“Bob，我真的很擔心你的工作太多。昨天的員工會議你遲到了半小時，并且沒有預讀會上討論的報告。今天你又告訴我要提前3小時下班去看牙醫。” 或者“Jan，我對你為飛利浦這個客戶的工作感到高興。上個月，他們增加了22%的訂貨量。而且前幾天我接到Dan Philips的電話稱贊你在MJ-7芯片修改說明書一事上的迅速反饋。”
這些說法都提到具體行動，讓對方知道你為什么不滿或者滿意。
02、就事論事
反饋，尤其適合消極反饋，最好是陳述性而不是評判性的。不管你多生氣，反饋都要就是論事，而非因為一個不當的行為指責當事人本身。
告訴他很蠢、能力很差等，這都無助于工作效率的。反而會激怒別人，導致工作表現這件事會被忽略。如果你要批評別人，確保你是在評價工作相關的行為，而不是當事人。你可能想告訴別人他很沒禮貌、很粗魯（這很可能是真的），但這很難不針對個人。
比如，你可以換種更好的說法：“你明知我在跟那個客戶打電話，卻因為并不緊急的事情打斷了我3次。”
03、 確保反饋目標導向
反饋不該簡單地丟到對方身上。如果你不得不說些負面的話，要確保它與實現對方的目標有關。 反問你自己，反饋有益于誰？ 如果僅僅是你自己——“我就是不吐不快”——那就封住你的嘴。這種反饋會破壞你的信譽，降低你對日后的反饋影響力。
04、把握好反饋時機
反饋最有效的時機是在行為發生之后不久。比如，球員在比賽中犯錯之后不久，教練對此提出改善需求，球員會更愿意響應。最好是剛完成比賽，或是幾天后觀看比賽錄像時，而不是幾個月后。
如果你要費神喚起對方的記憶，再現當時的情景，你的反饋很可能就沒意義了。
如果你很希望對方改正行為，而你推遲不當行為的批評，這種批評對對改正行為的影響力就很小。
但如果僅僅是為了馬上反饋而馬上反饋，有可能你會傷到自己，特別是當你理由不足、特別生氣或情緒激動時。這種情況下，好的時機可能意味著“稍后一些”
05、確保被理解
你的反饋足夠簡潔、全面，讓對方能夠清楚完整地領會嗎？
任何成功的溝通都要靠意思的理解。反饋要想有效，就要確保對方理解。你可以讓對方重復你的話，看他是否真的領會了你的意思。
06、如果是消極反饋，確保是對方可控的行為
提醒別人無法控制的問題是沒有意義的。因此，消極反饋應該指的是對方可控的行為。例如，批評因為忘了定鬧鈴而遲到的員工是合理的，但批評員工因為地鐵停電被困半小時而遲到，就沒有意義。他對這一切也束手無策。
另外，當消極反饋提到對方可以改變的事情時，同時說明對方可以做些什么是不錯的做法。這讓批評顯得不那么難堪，同時也使不知怎么改善的當事人得到了幫助。
07、根據個人情況提供適當的反饋
最后一點建議是考慮一下反饋的對象。根據他過去的表現和預估未來的潛質來決定反饋的頻率、數量和內容。
對于表現好但仍有潛質提升的人，反饋次數要足以讓他更上一層樓，但不要過于頻繁，會讓他們備感束縛，傷害他們的主動性。
對于表現恰如其分、潛力較小的人，不要給予太多的反饋，因為他們的表現很穩定，知道自己需要做什么。
對于表現較差的人——那些再不稱職就會被解雇的人——反饋需要經常而具體，要清楚闡明再不努力就會被解雇的事實。
公安備案號：34080202000488